¿Cómo saber si mi negocio necesita un ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP), o la planificación de recursos empresariales, nos dice más cómo un software que abarca a todas las actividades dentro de una compañía nos sirve para la planificación del negocio. Los recursos de la empresa son “planificables” cuando  los datos de las operaciones están disponibles e íntegros, por el tipo de sistema informático donde son ingresados.

Un ERP es un sistema de software que enlaza todos los procesos de una compañía mediante el flujo de datos que se transporta entre estos. 

O dicho de otra manera, recopila los datos de las transacciones de diferentes áreas de la empresa y los consolida en una base de datos única, eliminando la duplicidad de registro e integrando la información generada. 

No todas las empresas requieren una solución ERP. Mediante las siguientes preguntas podrá descubrir si su compañía tiene la necesidad de una solución de este tipo para agilizar sus procesos y disponer de información actualizada del negocio. 

  • ¿ Mi negocio genera un gran volumen de información?

Aquí debemos tener el cuenta el número de compras y ventas que se generan por día, además de movimientos de cuentas bancarias, ingresos y salidas de inventario, despachos, etc. Si toda esta información resulta abrumadora, un sistema ERP puede ser pertinente para su óptimo manejo. 

  • ¿Tengo un sistema informático y/o utilizo hojas de cálculo para cada área del negocio?

Si la respuesta es afirmativa entonces debe existir una duplicidad de datos entre áreas y una falta de seguridad de los mismos, además de retrasos en el intercambio de información, problemas que pueden ser resueltos por un ERP.

  • ¿Necesito que los datos sean validados antes de ser ingresados por el personal?

Todo sistema, independientemente del giro que sea, debe realizar estas validaciones para evitar guardar datos errados e indicarle al usuario introducir los datos correctos en los campos críticos y necesarios. Esto permite no introducir un número donde debe de ir una letra o viceversa, no dejar espacios en blanco etc.

  • ¿Tengo los resultados financieros a pocos días de cerrar el mes?

Si la respuesta es NO, es porque existe una demora en procesar los datos operativos para los cierres contables, muchas veces porque las áreas de contabilidad  no cuentan con un sistema ERP, y tienen que registrar de nuevo toda la información de las compras y las ventas, consumos y otros, además del cálculo de impuestos. 

  • ¿Tengo la información de mi negocio en las computadoras o servidor  de la oficina, los  cuales están expuestos a sufrir fallas, accidentes o ataques cibernéticos?

Si la respuesta es sí, un ERP en la NUBE COMO SERVICIO, brinda toda la seguridad y disponibilidad para su información a un precio muy inferior que contar con un servidor dentro de la empresa con todas sus licencias de software y addons de seguridad. 

  • ¿La data de mis inventarios está siempre al día y los costos reflejados son certeros?

Si no es así, es porque la información de compras, producción y ventas no está siendo actualizada a tiempo en los almacenes, en este caso, un ERP también soluciona esta latencia de traspaso de datos.

  •    ¿Se cumplen las reglas del negocio en todos los procesos de mi empresa y tengo mecanismos para hacerlo posible?

Muchas reglas de negocio pueden no cumplirse porque no se tienen herramientas que determinen los parámetros de operación. Con un ERP podemos fijar estos parámetros para que se cumplan las políticas establecidas por la dirección de la empresa. 

  • (Si tengo área de manufactura) ¿ Cuento con el costo real de mis productos fabricados?

Si nuestro cálculo de costo unitario sólo se basa en costo primo más costo indirecto de fabricación entre productos fabricados, puede que estemos obviando una serie de costos de las operaciones de respaldo que no están entrando a la ecuación, un ERP con todo integrado, nos da este dato completo. 

  • ¿Las decisiones que tomo para el negocio están respaldadas en información oportuna, de valor y actualizada en tiempo real? 

Si tomamos decisiones con información desfasada, entonces nos estamos apoyando sólo de nuestra experiencia e intuición y estamos en desventaja ante competidores que apoyan sus decisiones en datos certeros. Tener este tipo de control es posible con un ERP bien implementado en el negocio. 

  •  ¿ Cuento con los recursos para realizar el cambio a un sistema ERP?

Un proyecto de ERP es una inversión importante de tiempo, dinero y aprendizaje por parte de la organización. Es vital dedicar los recursos necesarios para que la implementación sea exitosa y puedan verse resultados al poco tiempo de ser instalado. Antes de emprender este proyecto debe tenerse en cuenta que va a requerir de un esfuerzo extra de parte de todos los involucrados dentro de la compañía. 

¿Su negocio está listo para dar el siguiente paso?

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